FECHA DE EMISION: 2013-08-01
ACTA DE VISITA
VERSION: 001
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H&A-F-AC-002
UNIDAD DE NEGOCIO
No.
FECHA
CIUDAD
MOTIVO
EMPRESA
CONTACTO
DIRECCION
TELEFONO
CELULAR
EMAIL
TIPO CLIENTE
NIT
TEMA DE REUNION
DESARROLLO DE LA REUNION
ACTA REUNIÓN 14 DE MAYO EN LIBERTY. YANET HERRERA ORLANDO SALCEDO LUIS GABRIEL AVELLA PAOLA MERCHÁN TEMA GENERAL: MANEJO QUE SE DARÁ TRAS LOS CAMBIOS EN LA COORDINACIÓN A LOS COLABORADORES DE H&A CONSULTING LTDA EN AEREONAUNICA CIVIL. 1. ACTAS SE DISPUSO QUE SE MANTENDRÁN EN CADA UNA DE LAS REGIONALES LAS ACTAS SEMANALES, PARA H&A CONSULTING LTDA, YA QUE ESTAS HACEN PARTE DE LOS REQUISITOS EN SU GESTIÓN DE CALIDAD A NIVEL INTERNO Y DENTRO DE LOS PARÁMETROS Y EXIGENCIAS QUE HACE DIRECTAMENTE LIBERTY ARL. PARA EL ACTA QUE SE DEBERÁ PASAR DIRECTAMENTE A LIBERTY ARL, ESTA DEBERÁ SER LA ORIGINAL AZUL, Y DEBERÁN SER JUSTIFICADAS DE MANERA CLARA Y SOPORTADA, DEBERÁN ESTAR EN MANOS DEL COORDINADOR LUIS GABRIEL AVELLA MÁXIMOS EL DÍA 29 DE CADA MES, H&A CONSULTING LTDA, SE ENCARGARA DE RECOGERLAS, SE DEBERÁ HACER LA SOLICITUD A GERMAN GANTIVA DE COORDINAR EL SERVICIO DE MENSAJERÍA INTERNO DE HA, MÁXIMO EL 30 DE CADA MES, YA QUE EN LIBERTY ARL, SE RECIBEN SOPORTES EN FECHA LIMITE EL TERCER DÍA HÁBIL DE CADA MES. NOTA: LOS ÚLTIMOS 5 DÍAS DE CADA MES SE REGISTRARAN EN ACTA ANTICIPADAMENTE, TENIENDO EL CRONOGRAMA MENSUAL AL QUE SE DEBE DAR CUMPLIMIENTO. 2. TRABAJO EN CASA ESTE NO APLICA PARA LAS PERSONAS QUE TIENEN TRABAJO DE MEDIO TIEMPO, Y QUIENES ESTÁN EN LA CIUDAD DE BOGOTÁ DEBERÁN CUMPLIRLO EN LAS OFICINAS DE H&A CONSULTING LTDA, EN LOS DÍAS Y HORARIOS ESTIPULADOS. TODOS LOS ASESORES DEBERÁN INFORMAR AL COORDINADOR LUIS GABRIEL AVELLA QUIEN CONSOLIDARA ESTA INFORMACIÓN, LAS FECHAS EN LAS QUE SE TRABAJARA EN CASA Y LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZARAN, ÉL PODRÁ ALEATORIAMENTE AUDITAR EL CUMPLIMIENTO DEL MISMO. SE PLANTEA DEJAR UNA PLANTILLA QUE DEBERÁ SER UTILIZADA POR TODOS LOS ASESORES PARA INFORMAR LO CONCERNIENTE CON ESTAS FECHAS, EL CUAL ES: DE ACUERDO CON EL CRONOGRAMA PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN LA ASESORÍA TÉCNICA PARA LA REGIONAL _________ (REGIONAL DE CADA ASESOR) ME PERMITO INFORMAR QUE REALIZARE INFORME EL DÍA ________. ESTE DEBERÁ SER ENVIADO MENSUALMENTE A H&A CONSULTING LTDA (OSALCEDO@HACONSULTINGEU.COM, CON COPIA A LUIS GABRIEL). 3. PERMISOS DE LOS ASESORES. PARA EFECTOS DE PERMISO DE CADA UNO DE LOS ASESORES SIN IMPORTAR LA REGIONAL ELLOS DEBERÁN: - DILIGENCIAR EL FORMATO DE PERMISO ESTANDARIZADO PARA H&A CONSULTING LTDA, EL CUAL SE ENVIARA A LUIS GABRIEL, QUIEN HARÁ UNA VERIFICACIÓN DE AFECTACIÓN EN LA OPERACIÓN Y SI ESTE ES O NO REMUNERADO, DEPENDIENDO DE SI ES POSIBLE O NO HACER UNA REPOSICIÓN DE TIEMPO. - ESTE PERMISO LLEGARA A H&A CONSULTING LTDA, QUIEN HARÁ EL TRÁMITE CORRESPONDIENTE A TRAVÉS DE LA REPRESENTANTE DE LA VERTICAL BPO, ESTOS PERMISOS DEBERÁN LLEGAR A OSALCEDO@HACONSULTINGEU.COM Y GESTIÓNHUMANA@HACONSULTINGEU.COM TRES DÍAS ANTES DE LA FECHA SOLICITADA.
4. VACACIONES. SE MANEJARA EL MISMO PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO PARA LOS PERMISOS, MANTENIENDO SIEMPRE LA PREMISA DE NO AFECTAR LA OPERACIÓN. 5. VIAJES ANTICIPOS: - ALIMENTACIÓN TOPO DIARIO DE $45000 - SE DEBERÁ HACER UNA REVISIÓN DE AJUSTE DE SOLICITUDES CON GASTOS QUE SE EFECTUARAN - SE DEBERÁ DILIGENCIAR DE LA MANERA INDICADA EL FORMATO DE SOLICITUD DE H&A CONSULTING LTDA, A LROJAS@HACONSULTINGEU.COM, CON COPIA A OSALCEDO@HACONSULTINGEU.COM LEGALIZACIÓN: - FACTURAS A NOMBRE DE H&A CONSULTING LTDA. - SOPORTE, CON FORMATO DE H&A CONSULTING LTDA, EN CASO DE TAXIS Y LUGARES EN LOS QUE NO SE EXPIDA FACTURA. - ESTOS DEBERÁN SER ENVIADOS POR CORREO A H&A CONSULTING LTDA. HOTELES: - EN CASO DE LLEGAR DE EXCEDER EL TIEMPO DE LA RESERVA O PARA CUALQUIER EVENTUALIDAD RELACIONADA CON EL HOSPEDAJE DE LOS ASESORES, SE DEBERÁN COMUNICAR CON JIMMY MANCERA AL 7551898 EXT 120. TIQUETES: - EL FORMATO PARA LA SOLICITUD DE TIQUETES SEGUIRÁ SIENDO EL MISMO, ES DECIR ESTE SERÁ CON LIBERTY ARL, CON 10 DÍAS DE ANTICIPACIÓN. 6. MANEJO DE NOVEDADES: SE DEBERÁ POR PARTE DEL COORDINADOR LUIS GABRIEL AVELLA ENVIAR UN CORREO A ORLANDO SALCEDO, OSALCEDO@HACONSONTINGEU.COM QUIEN DARÁ MANEJO ATREVES DE LA VERTICAL INTERNAMENTE ENCARGADA BPO, PARA PODER DAR INICIO EN GESTIÓN HUMANA A LOS DESCARGOS A LOS QUE HAYA LUGAR. 7. AGENDA DEL DÍA 30 DE MAYO DE 2014. - OBJETIVO, QUE LOS ASESORES TENGAS MAYOR PROPIEDAD DE LOS QUE ES LIBERTY ARL, MÁS CONOCIMIENTO DE LOS PROCESOS ESTABLECIDOS PARA DIFERENTES EVENTUALIDADES. - ENTREGA DE MEMORANDO DE ACTUALES DIRECTRICES PARA EL MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE SU GESTIÓN POR PARTE DE H&A CONSULTING LTDA. 8. PAPELERÍA Y ELEMENTOS DE OFICINA. PARA EL CASO DE LOS ASESORES QUE PERTENEZCAN A H&A CONSULTING LTDA, DEBERÁN MANTENER EL PROCEDIMIENTO ACTUALMENTE ESTIPULADO. EN EL CASO PUNTUAL DE LUIS GABRIEL, HARÁ LA SOLICITUD DE LO QUE REQUIERA ATREVES DE ANDERSON FLOREZ. CON ESTO SE DA CIERRA A ESTA REUNIÓN, Y SE PLANTEA UNA SIGUIENTE, ENTRE LIBERTY Y H&A CONSULTING, CON EL OBJETIVO DE HACER REVISIÓN A NIVEL GENERAL DE LA CUENTA Y EL MANEJO DE LA MISMA.
COMPROMISOS
RESPONSABLE
FECHA
NOMBRE
CARGO
FIRMA