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UNIDAD DE NEGOCIO

1. APERTURA DE LA REUNIÓN: 1.1 NOMBRAMIENTO JUNTA DIRECTIVA COMO LA EMPRESA ES DEL INGENIERO HAYDER HERNANDEZ Y DEL DOCTOR ORLANDO SALCEDO QUIENES ACTUALMENTE CONFORMAN LA JUNTA DIRECTIVA, POR ASESORÍA DEBEN INGRESAR A UN TERCER INTEGRANTE QUIÉN EN SU MOMENTO FUE EL INGENIERO CARLOS AGUSTÍN SEGURA DEBIDO A SU RENUNCIA, LA ACTUAL JUNTA DIRECTIVA POR DECISIÓN UNÁNIME ELIGE A UNA PERSONA PARA HACER PARTE DE LA JUNTA DIRECTIVA, RESULTADO DE ELLO SE TOMA LA DECISIÓN QUE A PARTIR DE HOY ENTRA A LA JUNTA DIRECTIVA LA SEÑORA CHARLINEE BAEZ – GERENTE NACIONAL COMERCIAL Y MARKETING, PARA ESTA PERSONA: •IMPLICA NUEVOS RETOS Y SU ESTATUS EN LA ORGANIZACIÓN CAMBIA •TIENE LAS MISMAS CONDICIONES QUE LOS SOCIOS DE LA COMPAÑÍA, CON CIERTAS RESTRICCIONES 1.2 PRESENTACIÓN LEIRY SANTIAGO Y LAURA ROJAS ANTE EL COMITÉ DIRECTIVO SE HACE LA PRESENTACIÓN DE LEIRY SANTIAGO Y LAURA ROJAS ANTE EL COMITÉ DIRECTIVO COMO LAS RESPONSABLES DE LA VERTICAL OHS. ES IMPORTANTE QUE ELLAS TENGAN EN CUENTA LA FUNCIÓN DEL COMITÉ DIRECTIVO. 1.3 INFORMACIÓN TARDE Y MAL • SE DEBE REALIZAR EL COMITÉ DIRECTIVO MENSUAL POR DISPOSICIÓN DE PRESIDENCIA PARA TOMAR DECISIONES O MEDIDAS PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS "LA IDEA ES MEJORAR CONTINUAMENTE" • SE CAMBIA LA FECHA DE REUNIÓN DEL COMITÉ DIRECTIVO PARA LOS 10 DE CADA MES. • ÚLTIMAMENTE SE HA EVIDENCIADO UN PROBLEMA GRAVE EN LA ORGANIZACIÓN CON LOS TIEMPOS DE ENTREGA. • SE ESTÁN REALIZANDO LAS COSAS A ULTIMA HORA, EJEMPLO DE ELLO LOS INDICADORES. CUANDO SE HACE TODO A ULTIMA HORA Y A LAS CARRERAS QUEDAN MAL, COMO SE EVIDENCIA EN LA A-Z DE INDICADORES IDENTIFICADAS CON LAS BANDERITAS. • VICEPRESIDENCIA DICE: NO LOGRO ENTENDER COMO PASAN LOS INDICADORES TARDE Y MAL. • SE INVITA AL ESTRICTO CUMPLIMIENTO DE LAS FECHAS ESTABLECIDAS O QUE SE ESTABLEZCAN. • PRESIDENCIA OPTA LA DECISIÓN POR DISCIPLINA EN LA ENTREGA A TIEMPO. 1.4 ORGANIZACIÓN • SE DEBEN TOMAR MEDIDAS DE ORDEN Y ASEO. • LAS ÁREAS SE OBSERVAN DESORGANIZAS NO SOLO DOCUMENTALMENTE SI NO FÍSICAMENTE. 1.5 PROBLEMA DE INTERACCIÓN HACE UNOS DÍAS SE PRESENTÓ UN PROBLEMA DE INTERACCIÓN, DESPUÉS DE HABER CAREADO LAS ÁREAS, EL TRASFONDO FUE LA VIOLACIÓN A LOS PROCEDIMIENTOS DE LA COMPAÑÍA. - SI NO SE CUMPLEN LOS PROCEDIMIENTOS, LOS RESULTADOS NO SON VIABLES. - LAS COSAS HAY QUE HACERLAS QUE NO SE QUEDEN EN VAMOS "A". 2. INFORME VICEPRESIDENCIA 2.1 INFORME GENERAL DEL CUMPLIMIENTO DE INDICADORES CON GRAN PREOCUPACIÓN SE INFORMA AL COMITÉ DIRECTIVO QUE NO SE CUMPLIÓ CON EL INDICADOR GENERAL, TENIENDO EN CUENTA QUE EL CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR ES MAYOR O IGUAL AL 85%. -PERSPECTIVA FINANCIERA: NO SE CUMPLIÓ SE OBTUVO UN 56%, CUMPLIENDO 9, NO CUMPLIENDO 7. -PERSPECTIVA CLIENTES: NO SE CUMPLIÓ SE OBTUVO UN 54%, CUMPLIENDO 7, NO CUMPLIENDO 6. -PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS: NO SE CUMPLIÓ SE OBTUVO UN 50%, CUMPLIENDO 10, NO CUMPLIENDO 10. -PERSPECTIVA RECURSOS HUMANOS: NO SE CUMPLIÓ SE OBTUVO UN 81%, CUMPLIENDO 13, NO CUMPLIENDO 3. CUMPLIMIENTO GENERAL DE INDICADORES: PROCESO CUMPLE/NO CUMPLE INDICADORES CUMPLIMIENTO % OHS: CUMPLE: 8 14 54% NO CUMPLE: 6 H2O: CUMPLE: 7 14 50% NO CUMPLE: 7 IST: CUMPLE: 7 9 78% NO CUMPLE: 2 BPO: CUMPLE: 5 7 27% NO CUMPLE: 6 ADMINISTRATIVO: CUMPLE: 8 19 79% NO CUMPLE: 6 2.2 INFORME ADMINISTRATIVO -PERSPECTIVA FINANCIERA: SE CUMPLIÓ EN UN 154.3%. GASTO NOMINAL: SE CUMPLIÓ EN UN 107.4% GASTOS INSUMOS ADMINISTRACIÓN: SE CUMPLIÓ EN UN 144.4% -EL CARGUE DE LOS GASTOS DEBEN IR A QUIÉN LE CORRESPONDA A PARTIR DE LA FECHA. -TODAS LAS FACTURAS DEBEN LLEVAR EL CENTRO DE COSTO EN LA PARTE SUPERIOR, ESTE LO DEBE COLOCAR EL LÍDER DE PROCESO O QUIÉN HAGA SUS VECES Y FIRMA. -CRONOGRAMA DE RIESGO PSICOSOCIAL: SE CUMPLIÓ EN UN 78.9%, SE CUMPLIERON 75 ACTIVIDADES DE 95. -CRONOGRAMA DE GESTIÓN POR COMPETENCIAS: SE CUMPLIÓ EN UN 75%, NO SE REALIZÓ CAPACITACIÓN DEL MANEJO DE LENGUAJE -ACTIVIDADES DE MEJORAMIENTO PREVENTIVO: SE REALIZARON 9 ACTIVIDADES. -PRESIDENCIA INFORMA:"CADA VERTICAL DEBE FUNCIONAR AL 100%, ES RESPONSABILIDAD DE CADA VERTICAL O PROCESO DEL COMO VA HACER FUNCIONAR LAS ÁREAS. - CADA ÁREA DEBE SER AUTO-SUFICIENTE Y PRODUCTIVA. -PRESIDENCIA Y VICEPRESIDENCIA NO QUIEREN MAS INCUMPLIMIENTO DE LOS DOCUMENTOS". -ACCIONES CORRECTIVAS: SE CUMPLIÓ EN UN 75%, SE REALIZARON 2 ACCIONES. -TASA DE ROTACIÓN DE PERSONAL: SE CUMPLIÓ EN UN 84%. -DISMINUIR AUSENTISMO: SE ENCUENTRA EN 1.8% -PLANTA DE PERSONAL: SE CUMPLE EN UN 107.1%, ACTUALMENTE SE CUENTA CON UNA PLANTA DE 13 PERSONAS. -SUGERENCIAS: INGRESAR UN COMERCIAL PARA REGIONAL MEDELLIN, MULTIÁREA. ASISTENCIA DE CRISTINA PARA LA PRÓXIMA REUNIÓN. -EL PSICÓLOGO DE SELECCIÓN INFORMA SU GESTIÓN DURANTE SU TIEMPO EN LA COMPAÑÍA. 3. INFORME DE CONTABILIDAD SE INFORMA AL COMITÉ DIRECTIVO LAS EJECUCIONES REALIZADAS EN EL PROCESO CONTABLE: -EJECUCIÓN ARRIENDO, GAS NATURAL Y TELEFONÍA CELULAR: SUBIÓ. -LOS INSUMOS DE OFICINA: BAJÓ -SOLICITAR AL ÁREA DE CONTABILIDAD LLEVAR EL REGISTRO DE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN, IMPLEMENTADO POR VICEPRESIDENCIA COMO ACCIÓN CORRECTIVA. -PRESIDENCIA: CADA VERTICAL DEBE MOSTRAR SU RENTABILIDAD DE SU LINEA DE NEGOCIO. -LAS FACTURAS SE RECIBEN HASTA EL PRIMER DÍA HÁBIL DE CADA MES, NO SE RECIBIRÁN DESPUÉS DE ESTE DÍA. -GENERAR LISTADO DE CENTRO DE COSTOS. -GENERAR LA FCC -CONTABILIDAD DEBE ENTREGAR EL RESUMEN DE COSTOS DE CADA VERTICAL 4. INFORME IST -GASTO NOMINAL: SE CUMPLIÓ EN UN 105.3% -SATISFACCIÓN CLIENTE EXTERNO: SE CUMPLIÓ EN UN 94.7% -SATISFACCIÓN CLIENTE INTERNO: SE CUMPLIÓ EN UN 89.5% -SE SOLICITA A IST SE DESARROLLE EL MODELO PARA DESCARGAR ACTAS A PDF. -PROTOCOLO PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE USO USB DE UN SOLO COMPUTADOR DE JEFATURAS Y SUGERENCIAS. -REALIZAR CUADRO-CONTROL DONDE SE EVIDENCIEN LOS ARCHIVOS QUE SE VAN A DESCARGAR. -MANTENIMIENTOS: SE CUMPLIÓ EN UN 100% -INDICE DE AUSENTISMO: SE EVIDENCIA EN UN 5.4% 5. INFORME OHS -CUMPLIMIENTO DE PRESUPUESTO: SE CUMPLE CON EL PRESUPUESTO -VICEPRESIDENCIA INFORMA QUE SE DEBEN GENERAR INFORMES Y CERRARLOS. -PRESUPUESTO DE VENTAS: NO SE CUMPLE CON EL PRESUPUESTO DE VENTAS. -EJECUCIÓN PRESUPUESTAL NOMINA: SE CUMPLE EN UN 113.9% -SE DEBE GARANTIZAR AL COMITÉ DIRECTIVO QUE LOS CONSULTORES DILIGENCIEN ACTIVIDADES EN LA PLATAFORMA. -LOS INFORMES ARL LIBERTY MEDELLÍN SE DEBEN ENVIAR EL PRIMER DÍA HÁBILES DE RECEPCIÓN DE INFORMES. -PARA LA ENTREGA DE RESULTADOS SE DEBE TENER EL PROYECTADO DE LEGALIZADO PARA FACTURAR QUEDA PENDIENTE EL PROYECTADO DE MAYO. -SE GENERÓ UNA NO CONFORMIDAD POR PRESENTACIÓN PERSONAL DE UN CONSULTOR - INDICE DE AUSENTISMO: CUMPLE CON EL 0.8%. -PLANTA DE PERSONAL: SE CUMPLE CON EL 133.3%, ACTUALMENTE CUENTA CON 12 PERSONAS DE 18. -FIDELIZACIÓN DE CLIENTES: CUMPLE EN UN 94.7% -CLIENTES NUEVOS ARL: CUMPLE -CLIENTES NUEVOS DIRECTOS: CUMPLE 6. INFORME H2O -PRESUPUESTO DE VENTAS: CUMPLE CON EL 105.8% -EJECUCIÓN PRESUPUESTAL NOMINAL: CUMPLE CON EL 126.4% -MARGEN DE RENTABILIDAD: NO CUMPLE 36.8% -SE DEBEN DIVIDIR LOS GASTOS SEGÚN VERTICAL. -INCREMENTO EN VENTAS: SE OBTUVO UN INCREMENTO DEL 19% -GRADO DE SATISFACCIÓN: SE CUMPLIÓ CON UN 89% -CLIENTES NUEVOS DIRECTOS: SE OBTUVIERON 3 CLIENTES NUEVOS -O.T CERRADAS: SE CUMPLIÓ EN UN 94% -PLANTA DE PERSONAL: CUMPLIÓ EN UN 150%, SE CUENTA CON UNA PLANTA PERSONAL DE 6 PERSONAS DE 12 -INDICE DE AUSENTISMO: CUMPLIÓ EN UN 188%. 7. INFORME BPO -PRESUPUESTO DE VENTAS: NO CUMPLE, SE OBTUVO UN 66.5% -GRADO DE SATISFACCIÓN: CUMPLE CON EL 100%, SE HABLO CON CADA UNO DE LOS CLIENTES. -ACTIVIDADES DE MEJORAMIENTO PREVENTIVO: CUMPLE EN UN 95.1%. -INDICE DE AUSENTISMO: NO CUMPLE, SE OBTUVO UN 67.4%. EN GENERAL -MEJORAR LA OPORTUNIDAD DE RESPUESTA AL CLIENTE INTERNO COMO EXTERNO. -MEJORAR LA ORGANIZACIÓN EN CADA UNO DE SUS PROCESOS. -MONTAR EL PROGRAMA DE 5S PARA TODA LA EMPRESA MEJORAMIENTO DE PROCESOS ADMINISTRATIVO PARA CUMPLIMIENTO DE INDICADORES. -TODAS LAS FACTURAS DEBEN LLEVAR EL CENTRO DE COSTO DE CADA VERTICAL, CADA LÍDER DEBE BUSCAR SUS PROPIAS ACCIONES CORRECTIVAS Y DEBEN DE SER EVIDENCIABLES. -ANALIZAR EL GASTO DE LOS CELULARES -CADA VERTICAL TIENE QUE MOSTRAR LA RENTABILIDAD DE CADA LÍNEA DE NEGOCIO, PARA EL SIGUIENTE COMITÉ. -ACTUALIZAR LA BASE DE DATOS DE CABEZA CLIENTE Y TENER EN CUENTA LA ANOTACIÓN DE LA NUEVA RESOLUCIÓN DE MANEJO DE DATOS QUE DEBE IR EN CUALQUIER MAILG. -PARA EL PRESUPUESTO SE DEBE HACER UN RUBRO DE MERCADEO PARA TENER ASÍ REALIZAR EL INGRESO DE PARTICIPACIÓN DE CONGRESOS, ACTIVACIONES DE MARCA, PORTAFOLIOS, ETC.